Hundepension Software: worauf es bei der Auswahl ankommt

Was muss eine Hundepension Software können?

Eine Hundepension Software verwaltet Aufenthalte, Plätze und Hunde an einem Ort: Sie zeigt freie Zimmer oder Gruppenplätze pro Tag, nimmt Buchungen und Anfragen online an, speichert Impfstatus und Besonderheiten jedes Hundes, dokumentiert Check-in und Check-out und schreibt die Rechnung. Gute Lösungen verhindern Überbuchung, bevor sie entsteht, statt sie nur sichtbar zu machen.

Klingt nach Standard, ist es aber nicht. Viele Tools kommen aus der Hundeschule oder aus Branchen wie Friseur und Physiotherapie. Die denken in Terminen mit Uhrzeit. Eine Pension denkt in Nächten, eine Hundetagesstätte in Betreuungstagen und Stammplätzen. Wenn du gerade gründest, lies vorher unseren Artikel Hundepension eröffnen: Vorteile, Kosten & Bedingungen – dort geht es um Erlaubnis, Fläche und Startkosten. Hier geht es um das Werkzeug für den Alltag danach.

Die Kernfunktionen, an denen du jede Lösung messen solltest:

• Belegung: Kapazität pro Zimmer, Box oder Gruppenraum, sichtbar über Tage und Wochen.
• Buchung: Online-Anfrage oder Sofortbuchung mit automatischer Bestätigung.
• Hundeprofil: Impfungen, Futter, Medikamente, Verträglichkeit, Notfallkontakt.
• Übergabe: Check-in und Check-out mit Zeitstempel und Notiz.
• Abrechnung: Nachtpreise, Zuschläge, Karten, Abos, Storno.
• Dokumentation: ein Bestandsbuch, das du dem Veterinäramt zeigen kannst.

Worin unterscheiden sich Hundepension und Hundetagesstätte bei der Software?

Pension und HuTa betreuen beide fremde Hunde, brauchen aber unterschiedliche Planungslogik. In der Pension ist die Einheit der Aufenthalt von Anreise bis Abreise, in der Hundetagesstätte der einzelne Betreuungstag. Daraus folgen andere Anforderungen an Kalender, Preise und Verträge. Wer beides anbietet, braucht eine Lösung, die beide Welten auf denselben Plätzen zusammenführt.

Für die HuTa heißt das: Die Software muss feste Tage selbst Woche für Woche anlegen und Flex-Gäste nur auf wirklich freie Plätze lassen. Wie du Gruppen, Tagesablauf und Preise im laufenden Betrieb organisierst, steht im Artikel Hundetagesstätte führen.

Wie funktioniert ein guter Belegungsplan für die Hundepension?

Ein guter Belegungsplan zeigt auf einen Blick, welcher Hund wann wo untergebracht ist und wo noch Luft ist. Bewährt hat sich die Darstellung wie im Hotel: jede Zeile ein Zimmer oder eine Box, jeder Balken ein Aufenthalt. Farben für frei, knapp und voll helfen, wenn du am Telefon schnell eine Zusage geben willst.

Die Obergrenze kommt dabei nicht aus deinem Bauchgefühl. Die Erlaubnis nach § 11 Tierschutzgesetz bezieht sich laut Kreis Recklinghausen auf die Höchstzahl der Tiere und die angegebenen Räume. Bei Zwingern schreibt die Tierschutz-Hundeverordnung Mindestflächen vor: 6 m² bis 50 cm Widerristhöhe, 8 m² bis 65 cm, 10 m² darüber, für jeden weiteren Hund im selben Zwinger die Hälfte zusätzlich. Genau diese Grenzen gehören als Kapazität in die Software.

Achte außerdem auf drei Details, die im Alltag den Unterschied machen:

• Geschwister: Zwei Hunde aus einem Haushalt sollten sich ein Zimmer teilen können, ohne dass du tricksen musst.
• Verlängerung: Wenn Kund:innen zwei Tage länger bleiben wollen, sollte die Software vorher prüfen, ob der Platz frei ist.
• Umräumen: Per Drag & Drop einen Aufenthalt verschieben, ohne ihn neu anzulegen.

Online-Anfrage oder Sofortbuchung: Was passt zu deinem Betrieb?

Beides hat seinen Platz, und eine gute Lösung lässt dich pro Angebot wählen. Die Sofortbuchung spart dir Telefonate und passt zu Stammkund:innen und Tagesplätzen. Die Anfrage passt zu neuen Hunden, langen Aufenthalten und der Hochsaison, wenn du vorher prüfen willst, ob der Hund in die Gruppe passt.

In der Praxis bewährt sich eine Mischung: Neue Hunde kommen erst zu einem Probetag, danach dürfen sie direkt buchen. Wichtig ist, dass Kund:innen An- und Abreisetag selbst wählen, du aber Übergabefenster festlegst – etwa keine Abholung während der Mittagsruhe oder keine Anreise am Sonntag. Jede Buchung sollte automatisch eine Bestätigung mit allen Eckdaten auslösen, und eine Erinnerung am Vortag spart dir Rückfragen und vergessene Impfpässe. Wie Halter:innen online buchen und was sie erwarten, zeigt unser Artikel zum Buchungsverhalten von Hundehalter:innen.

Welche Daten gehören ins Hundeprofil?

Das Hundeprofil ist das Gedächtnis deines Betriebs. Wenn nachts ein Hund nicht frisst oder morgens eine neue Kollegin übernimmt, muss alles Wichtige ohne Rückfrage auffindbar sein. Ein Aufnahmebogen, den Halter:innen vorab digital ausfüllen, spart dir das Abtippen vom Zettel.

• Identität: Name, Rasse, Alter, Geschlecht, Kastration, Chipnummer.
• Gesundheit: Impfungen mit Ablaufdatum, Entwurmung, Vorerkrankungen, Tierarzt.
• Versorgung: Futtermenge, Fütterungszeiten, Medikamente mit Dosierung.
• Verhalten: Verträglichkeit mit Rüden, Hündinnen, Kleinen, Großen; Ängste; Ausbruchsneigung.
• Kontakt: Halter:in, Notfallkontakt während des Urlaubs, Einwilligungen.

Beim Impfstatus lohnt sich ein Blick in die Impfleitlinie der StIKo Vet: Sie empfiehlt die Impfung gegen Zwingerhusten für Hunde mit viel Hundekontakt, ausdrücklich auch in Tierpensionen, bei der intranasalen Variante mindestens eine Woche vor dem Aufenthalt. Eine Software, die dich vor ablaufenden Impfungen warnt, erspart dir die Diskussion am Tresen.

Dazu kommt das Bestandsbuch. Laut einer Übersicht zu den §-11-Auflagen gehören Aufnahme- und Abgabedatum, Einlieferer, Identität inklusive Chipnummer und tierärztliche Maßnahmen hinein; elektronische Dateien werden oft akzeptiert. Kläre die Form mit deinem Veterinäramt. Ideal ist, wenn der Eintrag beim Check-in automatisch entsteht.

Wie rechnest du Übernachtungen, Karten und Abos sauber ab?

Abrechnung ist der Punkt, an dem Excel-Lösungen am häufigsten reißen. In der Pension brauchst du Nachtpreise je Zimmertyp oder Hundegröße, Zuschläge für Saison und Feiertage nach Bundesland und eine Stornostaffel. In der HuTa laufen Tageskarten, 10er-Karten und Monatsabos parallel, dazu Extras wie Gassirunde oder Medikamentengabe. Welche Preise und Stornoregeln üblich sind, zeigt der Artikel Hundepension: Preise kalkulieren.

Rechenbeispiel (fiktive HuTa, Beispielpreise): 20 Plätze an fünf Tagen ergeben 100 Platztage pro Woche. Sechs Hunde kommen im Abo an fünf Tagen (30 Platztage), fünf an drei Tagen (15), drei an zwei Tagen (6). Dazu zwölf Kartenkund:innen mit durchschnittlich 1,5 Tagen (18). Zusammen 69 Platztage, also 69 Prozent Auslastung.

Das klingt entspannt, bis du nach Wochentagen schaust: Mittwoch ist mit 20 Hunden voll, Freitag mit 9 halb leer. Ohne Tagesansicht nimmst du am Mittwoch noch einen Flex-Hund an. Mit Warteliste pro Tag verschiebst du die Nachfrage auf den Freitag. Und beim Abo gilt: 390 Euro für drei feste Tage pro Woche sind bei 4,33 Wochen im Monat rund 30 Euro pro Betreuungstag. Die Software sollte diesen Betrag monatlich abrechnen, egal ob ein Feiertag dazwischen liegt.

Papier, Excel, Buchungstool oder Branchensoftware: Was passt?

Es gibt nicht die eine richtige Lösung für jeden Betrieb. Eine kleine Pension mit vier Boxen kommt eine Weile mit Kalender und Tabelle aus. Sobald Personal, Online-Buchung und Abos dazukommen, wächst der Pflegeaufwand schneller als der Umsatz. Die Tabelle vergleicht die Lösungskategorien, nicht einzelne Anbieter.

Wenn du neben der Betreuung auch Training anbietest, lohnt ein Blick auf Software für Hundeschulen vergleichen – dort sind Kursfunktionen stärker gewichtet.

Was ist beim Datenschutz zu beachten?

Hundedaten selbst sind nicht personenbezogen, die Daten der Halter:innen schon: Name, Adresse, Telefonnummer, Urlaubszeitraum. Wer in einer Cloud-Software arbeitet, lässt diese Daten von einem Dienstleister verarbeiten und braucht nach Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Frag vor dem Start danach, ebenso nach Serverstandort und Datenexport.

Zwei Punkte aus dem Alltag: Fotos aus der Gruppe nur mit Einwilligung verschicken, und Urlaubsdaten nicht im Gruppenchat teilen. Eine Einwilligung lässt sich direkt im Aufnahmebogen abfragen.

Wie testest du eine Software für die Hundepension richtig?

Die meisten Anbieter bieten eine kostenlose Testphase. Nutze sie nicht zum Durchklicken, sondern spiel eine echte Woche durch. Diese Checkliste hilft:

1. Kapazität anlegen: Deine Zimmer, Boxen und Gruppenräume mit den Zahlen aus dem Erlaubnisbescheid.
2. Drei echte Fälle buchen: einen Urlaubsaufenthalt über Pfingsten, einen HuTa-Stammhund mit drei festen Tagen, zwei Geschwister im selben Zimmer.
3. Aus Kund:innensicht buchen: Am Handy, ohne Anleitung. Wo hakt es?
4. Check-in am Tablet testen: Wie schnell ist ein Hund eingecheckt, wenn fünf gleichzeitig kommen?
5. Stornieren und verlängern: Stimmt danach die Belegung, stimmt die Rechnung?
6. Export prüfen: Bekommst du Bestandsbuch und Kundendaten wieder heraus?
7. Team fragen: Kommt deine Aushilfe ohne dich zurecht?

Wenn nach einer Woche mehr Zettel auf dem Tresen liegen als vorher, passt das Tool nicht.

Ein Beispiel für eine Branchenlösung ist 123Hundeschule: Die Hundepension-Funktion bringt Belegungsplan, Zuschläge und ein Bestandsbuch, das beim Check-in entsteht, die Tagesbetreuung Stammplätze, Flex-Tage und ein Tagesboard. Du kannst es 30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.