Zahlungserinnerung & Mahnung in der Hundeschule

Drei offene Rechnungen, und du traust dich nicht nachzufragen. Die Kundin ist nett, der Hund macht Fortschritte, und irgendwie fühlt sich eine Zahlungserinnerung an wie ein Vorwurf. Also wartest du noch eine Woche. Dann ist Monatsende, und du rechnest nach, ob die Platzmiete noch drin ist. Dieser Ratgeber zeigt dir, wie du offene Rechnungen freundlich und rechtlich sauber ansprichst: mit klaren Stufen, fairen Fristen, kopierbaren Textbausteinen und dem, was du an Gebühren und Zinsen wirklich verlangen darfst.

Zahlungserinnerung oder Mahnung: Wo ist der Unterschied?

Zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung gibt es rechtlich keinen Unterschied. Entscheidend ist nicht der Titel, sondern dass du nach Fälligkeit eindeutig zur Zahlung aufforderst. Auch eine freundliche Erinnerung kann deshalb eine Mahnung im Sinne von § 286 BGB sein. In der Praxis ist die Erinnerung die höfliche erste Stufe, die Mahnung die deutlichere.

Für Hundeschulen ist das eine gute Nachricht: Du musst nicht streng klingen, damit deine Nachricht wirkt. Wie viele Mahnungen du schickst, schreibt das Gesetz ebenfalls nicht vor, auch nicht vor einem Mahnbescheid. Die meisten offenen Rechnungen sind ohnehin keine Absicht. Die Rechnung ist untergegangen, irgendwo zwischen Welpenfotos und Newsletter, oder jemand wollte „nächste Stunde bar" zahlen und hat es vergessen.

Ab wann ist die Kundin im Zahlungsverzug?

Eine Privatkundin kommt in der Regel in Zahlungsverzug, wenn sie nach Fälligkeit auf eine Mahnung nicht zahlt. Ohne Mahnung tritt der Verzug nur ein, wenn ein Zahltermin nach Kalender vereinbart war, zum Beispiel bei der Buchung, oder 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung.

Die 30-Tage-Regel hat bei Verbraucher:innen einen Haken: Sie gilt nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist. Ein Satz in den AGB reicht laut IHK Frankfurt nicht. Die IHK schlägt diese Formulierung für die Rechnung vor:

„Erfolgt innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Rechnung kein Zahlungseingang, kommen Sie automatisch in Zahlungsverzug."

Diesen Satz einmal in deine Rechnungsvorlage zu schreiben, kostet dich zwei Minuten. Wichtig noch: Wer ohne eigenes Verschulden nicht zahlt, etwa weil die Rechnung nachweislich nie ankam, gerät nicht in Verzug. Bei Schweigen lohnt sich deshalb immer erst eine Nachfrage.

Verzugszinsen und Mahngebühren: Was darfst du verlangen?

Gegenüber Privatkund:innen darfst du Verzugszinsen von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz verlangen (§ 288 BGB), dazu nachweisbare Sachkosten ab der zweiten Mahnung. Die oft genannte 40-Euro-Pauschale gilt nur gegenüber Unternehmen, nicht gegenüber Hundehalter:innen, die privat buchen.

Der Basiszinssatz liegt laut Bundesbank seit dem 1. Juli 2026 bei 1,52 % und ändert sich jeweils zum 1. Januar und 1. Juli. Ein Rechenbeispiel zeigt, wie wenig das bei typischen Beträgen ausmacht: 150 € Kursgebühr, 30 Tage im Verzug, ergeben 150 € × 6,52 % × 30/365, also rund 80 Cent. Bei Mahngebühren sind die Gerichte streng: Laut Bundesgerichtshof zählen nur echte Sachkosten, wie die Zusammenfassung des Urteils VIII ZR 95/18 zeigt. Pauschalen wie 10 € hat der Verbraucherzentrale Bundesverband erfolgreich angegriffen. Bei einer Mahnung per E-Mail entstehen praktisch keine Kosten. Zinsen und Gebühren sind also kein Druckmittel, und genau das spricht für einen freundlichen Ton.

Der freundliche Fahrplan in drei Stufen

Ein fester Ablauf nimmt dir die Überwindung ab, weil du nicht jedes Mal neu entscheiden musst. Bewährt haben sich drei Stufen:

1. Erste Erinnerung, etwa 5 Tage nach Fälligkeit: freundlich, mit Rechnung im Anhang und einer neuen Frist von 7 Tagen.
2. Zweite Erinnerung, etwa 14 Tage nach Fälligkeit: etwas klarer, mit konkretem Datum und dem Angebot, bei Schwierigkeiten gemeinsam eine Lösung zu finden.
3. Förmliche Mahnung: sachlich, mit offenem Betrag, Kalenderdatum als Frist und dem Hinweis auf weitere Schritte.

Ein Anruf oder ein kurzes Wort auf dem Platz kann zwischen Stufe zwei und drei viel klären. Sprich offene Beträge aber nie vor der Gruppe oder in einer WhatsApp-Gruppe an. Das ist datenschutzrechtlich heikel und beschädigt das Vertrauen.

Textbausteine für Erinnerung und Mahnung

Diese Vorlagen kannst du anpassen. Viele Hundeschulen duzen ihre Kundschaft, deshalb gibt es beide Varianten.

Erste Zahlungserinnerung (Du)

Hallo Anna, im Trubel zwischen Training und Alltag geht so etwas schnell unter: Die Rechnung 2026-118 über 150 € war am 15. Oktober fällig, und ich habe noch keinen Zahlungseingang gesehen. Magst du den Betrag bis zum 27. Oktober überweisen? Die Rechnung hängt noch einmal an. Falls du schon gezahlt hast, ist diese Mail natürlich hinfällig. Liebe Grüße an Emma!

Zweite Zahlungserinnerung (Sie)

Guten Tag Frau Berger, leider ist der Betrag von 150 € aus der Rechnung 2026-118 weiterhin offen. Bitte überweisen Sie ihn bis spätestens 7. November. Wenn es gerade einen Grund gibt, der die Zahlung schwierig macht, melden Sie sich gern. Dann finden wir gemeinsam eine Lösung, zum Beispiel eine Ratenzahlung.

Förmliche Mahnung (Sie)

Guten Tag Frau Berger, trotz unserer Erinnerungen vom 20. Oktober und 29. Oktober ist die Rechnung 2026-118 über 150 € noch nicht bezahlt. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 21. November. Geht bis dahin keine Zahlung ein, behalte ich mir weitere Schritte vor, insbesondere einen gerichtlichen Mahnbescheid.

Kündige in der Mahnung nur Schritte an, die du auch wirklich gehen willst.

Wenn nichts mehr hilft: Mahnbescheid und Verjährung

Bleibt die Zahlung trotz Mahnung aus, kannst du ohne Anwalt einen gerichtlichen Mahnbescheid über das Justizportal online-mahnantrag.de beantragen. Die Kundin kann innerhalb von zwei Wochen widersprechen, dann geht es ins streitige Verfahren. Ohne Widerspruch beantragst du den Vollstreckungsbescheid. Bei Beträgen um 100 bis 200 € lohnt sich vorher fast immer noch ein persönliches Gespräch.

Behalte außerdem die Verjährung im Blick: Offene Rechnungen verjähren nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist (§ 195 BGB). Eine Rechnung aus 2026 verjährt also am 31.12.2029. Erinnerungen und Mahnungen stoppen diese Frist nicht, ein zugestellter Mahnbescheid hemmt sie.

Vorbeugen statt mahnen

Die beste Mahnung ist die, die du nie schreiben musst. Drei Hebel helfen dabei:

• Vorkasse für Kurse und Schnupperstunden: Wer vor dem Kurs zahlt, kommt auch zuverlässiger. Mehr dazu im Ratgeber Online-Zahlungen für die Hundeschule.
• Lastschrift für Abos und wiederkehrende Gebühren: Der Betrag wird eingezogen, niemand muss daran denken.
• Klare Zahlungsziele: Fälligkeit bei der Buchung vereinbaren und den 30-Tage-Hinweis auf jede Rechnung schreiben.

Wenn du viele Kursrechnungen hast, kannst du die freundlichen Erinnerungen auch automatisieren. Mit den Rechnungen in 123Hundeschule prüft das Mahnwesen täglich, welche Rechnungen überfällig sind, und verschickt standardmäßig nach 5 und 14 Tagen eine Erinnerung per E-Mail. Die förmliche Mahnung gibst du selbst frei. Das automatische Mahnwesen ist im Premium-Abo enthalten, in den anderen Abos verschickst du Erinnerungen per Klick.

Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick zur Rechtslage in Deutschland (Stand Oktober 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung. In Österreich und der Schweiz gelten abweichende Regeln.