Update November 2025

🎁 Geschenkgutscheine im Buchungsportal verkaufen

Die wohl größte Neuerung: Deine Kunden können jetzt direkt im Buchungsportal professionelle Geschenkgutscheine kaufen!

Funktionsweise

Geschenkgutscheine werden wie normale Buchungen behandelt – mit automatischer Rechnungserstellung, Zahlungsabwicklung und PDF-Generierung. Der große Unterschied: Sie sind nicht an den Käufer gebunden und können verschenkt werden.

Einrichtung in wenigen Schritten

1. Gutschein-Templates wählen Wir stellen dir zwei Design-Vorlagen zur Verfügung: - Neutrale Vorlage für ganzjährigen Einsatz - Weihnachts-Design für die Festtage

2. Leistungen anlegen Erstelle Leistungen vom Typ "Gutschein" mit verschiedenen Werten (z.B. 25€, 50€, 100€). Diese müssen als "Öffentlich" und "Buchbar" markiert sein.

3. Automatische Verfügbarkeit Der Menüpunkt "Gutscheine" erscheint automatisch im Buchungsportal, sobald buchbare Gutschein-Leistungen existieren.

Verwaltung der Gutscheine

Funktionen auf einen Blick: - Automatische Erfassung: Alle verkauften Gutscheine landen in der Gutschein-Verwaltung - Käufer & Empfänger: Klare Unterscheidung zwischen dem Käufer ("Gekauft von") und dem Einlöser - Personalisierung: Jeder Gutschein speichert "Von" und "Für" Angaben - PDF-Generierung: Gutschein-PDFs werden automatisch im Hintergrund erstellt - Neu drucken: Gutscheine können jederzeit manuell mit der Aktion "Gutschein drucken" neu erstellt werden - Status-Anzeige: Das Feld "Aktiv" zeigt an, ob der Gutschein einlösbar ist

Manuelle Gutschein-Erstellung

Du kannst Gutscheine auch manuell anlegen und drucken, ohne dass eine Online-Buchung erfolgen muss. Die Rechnung kann ebenfalls manuell erstellt und versendet werden – perfekt für Vor-Ort-Verkäufe.

Wichtige Hinweise

Aktivierung nach Zahlung: Gutscheine werden erst nach vollständiger Bezahlung der Rechnung automatisch aktiviert und sind dann einlösbar.

Rechnungsstellung: Die Rechnung wird an den Käufer ausgestellt, auch wenn der Gutschein an eine andere Person verschenkt wird.

Aus Kundensicht: So funktioniert der Gutscheinkauf

1. Gutschein auswählen: Im Menü "Gutscheine" werden alle verfügbaren Designs angezeigt
2. Personalisieren:
   • Gewünschten Wert aus dem Dropdown wählen (z.B. 50€, 100€)
   • Angeben, von wem der Gutschein ist (z.B. "Oma Erna")
   • Angeben, für wen der Gutschein ist (z.B. "Familie Müller")
3. Bezahlen: Der Gutschein wird über den Buchungsprozess mit Rechnung bezahlt
4. Erhalten: Nach der Bezahlung wird der personalisierte Gutschein als PDF per E-Mail zugestellt

5. Einlösen: Der Gutscheincode kann bei Buchungen im Portal eingelöst werden

• ✅ Perfekt zum Verschenken – nicht an den Käufer gebunden
• 🎨 Professionelles Design mit deinem Logo
• ⏱️ Sofortige Verfügbarkeit nach Zahlungseingang
• 📱 Digitaler Versand – kein Warten, alles erfolgt schnell und einfach

💰 Gutschein-Teileinlösung

Gutscheine können nun auch teilweise eingelöst werden – ein echter Mehrwert für deine Kunden!

Wie funktioniert die Teileinlösung?

Wenn der Gutschein mehr wert ist als die Buchung, wird automatisch nur der benötigte Betrag verwendet. Der Restbetrag bleibt auf dem ursprünglichen Gutschein erhalten und kann für zukünftige Bestellungen genutzt werden.

Ein Kunde hat einen Gutschein über 100€ und bucht einen Kurs für 75€: - Der Kunde sieht während der Bestellung, dass 75€ eingelöst werden - Nach dem Kauf zeigt das System: Noch 25€ verfügbar - Bricht der Kunde die Bestellung ab, bleibt der Gutschein vollständig erhalten - Erst nach erfolgreichem Abschluss werden die 75€ abgezogen

Teileinlösung in der Administration

Auch in der Verwaltung steht diese Funktion zur Verfügung: Beim Hinzufügen eines Gutscheins zu einer Rechnung wird automatisch erkannt, wenn der Gutschein-Wert den Rechnungsbetrag übersteigt.

Automatischer Ablauf: 1. Vom Original-Gutschein wird der Rechnungsbetrag abgezogen 2. Ein neuer Gutschein mit dem Rechnungsbetrag wird erstellt 3. Dieser neue Gutschein wird für die Rechnung verwendet 4. Der Original-Gutschein bleibt mit dem Restbetrag dem Kunden erhalten

🔢 Automatische Abonnement-Nummern

Jedes Abonnement erhält nun automatisch eine eindeutige Nummer (z.B. ABO1000, ABO1001) – das macht die Zahlungszuordnung zum Kinderspiel!

Vorteile der Abo-Nummern

Automatische Zahlungszuordnung:

• Die Abo-Nummer erscheint direkt auf der Rechnung in der Positionsbeschreibung
• Kunden können die Nummer beim Überweisen im Verwendungszweck angeben
• Das System ordnet die Zahlung automatisch der richtigen Rechnung zu
• Die Rechnung wird automatisch auf "bezahlt" gesetzt
• Zeit- und Fehlerersparnis bei der manuellen Zahlungszuordnung

Verwaltung und Anpassung

Die Abonnement-Nummer wird in der Übersicht angezeigt und du kannst danach suchen und filtern. Den Nummerkreis kannst du unter Einstellungen > Unternehmen > Nummern anpassen, falls du ein eigenes Format oder eine andere Startnummer verwenden möchtest.

Format-Beispiele:

• Standard: ABO1000, ABO1001, ABO1002...
• Individuell: SUB-2024-001, SUB-2024-002...
• Mit Jahr: MITGLIED-24-100, MITGLIED-24-101...

🎯 Neue Aktion: Gutschein zu Abonnements zuweisen

Gutscheine können nun einfach mehreren Abonnements gleichzeitig zugewiesen oder entfernt werden.

So funktioniert's: 1. Wähle mehrere Abonnements in der Übersicht aus 2. Klicke auf "Aktionen" und wähle "Gutschein zuweisen" 3. Wähle den gewünschten Gutschein aus oder entferne einen bestehenden 4. Bestätige die Aktion

Treuerabatt für Bestandskunden: Gewähre allen Kunden mit über einem Jahr Laufzeit einen 15%-Rabatt.

Saisonale Rabattaktion: Weise allen aktiven Mitgliedschaften zum Jahresende einen Weihnachtsrabatt zu.

Auslaufende Gutscheine entfernen: Entferne ausgelaufene Sonderangebote mit einem Klick von allen betroffenen Abonnements.

📧 E-Mails an alle Teilnehmer mehrerer Kurse senden

Eine neue Aktion spart dir enorm viel Zeit: Wähle mehrere Kurse, Veranstaltungen oder Einzelstunden aus und versende mit einem Klick eine E-Mail an alle Teilnehmer gleichzeitig.

Funktionsweise

1. Markiere die gewünschten Kurse/Veranstaltungen/Einzelstunden per Checkbox
2. Klicke auf "Aktionen" → "E-Mail an alle Teilnehmer senden"
3. Verfasse deine Nachricht
4. Die Teilnehmer werden automatisch gesammelt und Duplikate entfernt

Perfekt für übergreifende Ankündigungen wie Standortwechsel, Feiertags-Informationen oder allgemeine Hinweise.

📊 Neue Export-Funktionen

Hunde exportieren

Markiere einen oder mehrere Hunde in der Hundeübersicht und exportiere diese mit einem Klick als Excel-Datei. Die Export-Datei enthält alle wichtigen Informationen wie Name, Besitzer, Rasse, Alter, Geschlecht und weitere Details.

Mehrfachkarten exportieren

Markiere eine oder mehrere Mehrfachkarten und exportiere diese als Excel-Datei. Der Export enthält alle relevanten Informationen wie Kunde, Leistung, Status, verfügbare und verbrauchte Karten, Gültigkeitsdatum und Preis.

Perfekt für Auswertungen, Buchhaltung oder statistische Analysen.

🔍 Verbesserungen für Termine und Buchungen

Filter für Einzelstunden nach Leistung

In der Einzelstundenübersicht kannst du jetzt nach der gebuchten Leistung filtern, um schneller einen Überblick über bestimmte Leistungsarten zu erhalten – z.B. alle Erstgespräche, Online-Beratungen oder Verhaltensberatungen.

Hund-Anzeige in der Kundenübersicht

In der Terminübersicht vom Kunden wird jetzt der zugeordnete Hund direkt beim jeweiligen Termin angezeigt. Das sorgt für mehr Klarheit und schnellere Übersicht.

Teilnehmerzahl bei halb-offenen Gruppen

Wenn in halb-offenen Gruppen die Buchungsoption "Anzahl der Teilnehmer öffentlich" aktiviert ist, wird nun auch in der Gruppenliste die Anzahl der Teilnehmer:innen angezeigt.

Flexible Hundezuordnung bei Kursen und Veranstaltungen

Du kannst jetzt bei Kursen und Veranstaltungen individuell festlegen, ob diese mit einem Hund buchbar sein sollen – perfekt für theoretische Angebote!

Neue Steuerungsmöglichkeit:

• Neues Feld "Buchbar mit Hund" in den Leistungseinstellungen (Ja/Nein)
• Steuere, ob während der Buchung die Auswahl oder Anlage eines Hundes erforderlich ist
• Ideal für theoretische Kurse, Workshops oder Veranstaltungen ohne Hund
• Standardmäßig auf "Ja" gesetzt – bestehende Angebote bleiben unverändert

Theoretischer Welpenkurs: Ein Online-Seminar für werdende Hundebesitzer, die noch keinen Hund haben – keine Hundezuordnung erforderlich.

Workshop "Hundeernährung": Ein theoretischer Workshop für alle Interessierten – der Hund muss nicht dabei sein und wird bei der Buchung nicht abgefragt.

Erste-Hilfe-Kurs: Ein praktischer Kurs, der ohne den eigenen Hund stattfindet – Buchung ohne Hundezuordnung möglich.

Diese Einstellung findest du unter Einstellungen > Leistungen bei jeder Leistung mit der Kategorie "Kurs" oder "Veranstaltung".

⚠️ Kostenpflichtige Stornierungen bei Mindest-Teilnehmerzahl

Wenn ein Kunde kostenpflichtig storniert (also nach Ablauf der Stornofrist) und dadurch die Mindest-Teilnehmerzahl unterschritten wird, sodass der gesamte Termin automatisch abgesagt werden muss, gelten besondere Regelungen:

Wichtig: Bei kostenpflichtigen Stornierungen bleiben die Teilnahmen kostenpflichtig, auch wenn der Termin dadurch abgesagt wird. Bei "Nicht erschienen"-Status werden Abonnement-Einheiten und Mehrfachkarten-Einheiten nicht zurückerstattet, sodass die Abrechnung korrekt erhalten bleibt.

Eine Gruppe hat eine Mindest-Teilnehmerzahl von 3 Personen und eine Stornofrist von 48 Stunden. Es sind genau 3 Teilnehmer angemeldet. Ein Kunde storniert 24 Stunden vor dem Termin (kostenpflichtig). Dadurch wird die Mindest-Teilnehmerzahl unterschritten und der Termin automatisch abgesagt.

Ergebnis: - Der stornierende Kunde behält den Status "Nicht erschienen" – seine Einheit wird abgezogen - Die anderen beiden Teilnehmer erhalten ihre Einheiten zurück, da der Termin abgesagt wurde - Dies stellt sicher, dass die Stornierungsregeln eingehalten werden

🔌 Lexoffice Stripe-Integration erweitert

Die Stripe-Integration mit Lexoffice bietet dir jetzt noch mehr Kontrolle über den Import von Transaktionen.

Neue Konfigurationsoptionen

1. Stripe-Auszahlungen importieren (standardmäßig aktiviert) - Steuere, ob Stripe-Auszahlungen nach Lexoffice übertragen werden sollen - Deaktiviere die Option, wenn du Auszahlungen manuell verwalten möchtest

2. Startdatum für Import festlegen - Lege ein Datum fest, ab dem Transaktionen synchronisiert werden - Alle Transaktionen vor diesem Datum werden ignoriert - Perfekt für Neustart der Buchhaltung oder bei bestehenden Stripe-Konten

Anwendungsfälle

Neustart der Buchhaltung: Importiere nur Transaktionen ab einem bestimmten Geschäftsjahr (z.B. ab 01.01.2024)

Erste Einrichtung: Dein Stripe-Konto existiert schon länger – verhindere den Import tausender alter Transaktionen

Performance-Optimierung: Bei sehr vielen historischen Transaktionen beschleunigt ein Startdatum den Import erheblich

Konfiguration: Gehe zu Einstellungen > Erweiterungen > Lexoffice und passe die Stripe-Einstellungen nach deinen Bedürfnissen an.