Gruppen verbindlich buchen

Buchungsoptionen

Buchbar bis

Optional kann angegeben werden, wie viele Stunden vor Beginn der Gruppentermin noch gebucht werden kann. Wenn kein Wert angegeben wird, ist der Termin bis zum Beginn buchbar.

Min. Teilnehmer

Wird die Mindestteilnehmerzahl bis zum Buchungsende (berechnet aus der Option 'Buchbar bis') nicht erreicht, wird die Gruppe abgesagt und alle angemeldeten Teilnehmer werden informiert.

Buchungsbenachrichtigung

Der oder Die Trainer:innen werden benachrichtigt, sobald sich ein Kunde für die Gruppe anmeldet oder seine Anmeldung storniert.

Status

Stornierungen und Buchungen von Kunden werden ab sofort protokolliert. Dadurch könnt ihr im Verlauf einsehen, wie oft ein Kunde einen Termin storniert hat.

Offene Gruppe

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Gruppenstunden zu buchen. Jede Option kann entweder als "Anfrage" oder optional als "online buchbar" ausgewählt werden. Alle unten genannten Möglichkeiten können kombiniert werden oder nur einzeln verwendet werden.

Mit bestehenden Mehrfachkarten-Guthaben

Kunden können Termine mit ihrem vorhandenen und gültigen Mehrfachkarten-Guthaben buchen. Die Anzahl der Einheiten wird direkt von der Karte abgezogen und die Teilnahme auf bezahlt gesetzt. Zudem werden bereits gebuchte zukünftige Termine von dem Guthaben abgezogen. Die Termine können innerhalb der festgelegten Stornierungsfrist storniert werden und das Guthaben wird der Karte gutgeschrieben.

Über diese Änderung werden eure Kunden entsprechend informiert.

Kauf einer Mehrfachkarte

Wenn das Guthaben nicht ausreicht, können Kunden eine Mehrfachkarte kaufen. Es besteht die Option, Karten als "online buchbar" festzulegen. Ist diese Option aktiviert, kann der Kunde die Karte direkt erwerben. Nach dem Kauf wird die Mehrfachkarte erstellt, eine Rechnung wird generiert und per E-Mail an den Kunden versendet.

In den Leistungseinstellungen für Karten kann nun die Anzahl der Einheiten und eine Gültigkeit angegeben werden (3 Monate, 6 Monate, 12 Monate)

Einzelteilnahme

Kunden haben auch die Möglichkeit, einzelne Termine zu buchen. Diese können zu einem gewünschten Zeitpunkt in Rechnung gestellt werden. Optional kann auch festgelegt werden, dass diese Termine im Voraus bezahlt werden müssen.

Beispiel: Maria bucht drei Termine für die offene Gruppe "Social Walk". Sie bucht verbindlich und erhält eine Rechnung über drei Gruppenstunden zum Normalpreis. Intern wird automatisch eine 3er Mehrfachkarte für sie angelegt und die drei Einheiten werden abgezogen. Wenn Maria nun einen oder alle Termine storniert, werden die entsprechenden Einheiten auf ihrer 3er Mehrfachkarte wieder gutgeschrieben.

Abonnement

Eine weitere Möglichkeit ist der Abschluss eines Abonnements. In der Leistung können wie gewohnt die Vertragslaufzeit und Kündigungsmöglichkeiten festgelegt werden. Zusätzlich kann nun angegeben werden, welche Leistungen in welcher Häufigkeit im Abonnement enthalten sind. Beispiel: 1x Social Walk pro Woche oder 4x Junghundegruppe pro Monat

Ähnlich wie bei den Mehrfachkarten wird das Guthaben beim Buchen der Termine direkt abgezogen und die Teilnahme als bezahlt gekennzeichnet. Beim Buchen wird geprüft, ob die Bedingung erfüllt ist (z.B. 1x wöchentlich Gruppenstunde). Wenn mehr Termine gebucht werden, bleibt die Teilnahme als "abrechenbar" gekennzeichnet.

Leistung der Gruppe

Nach dem Update solltet ihr unbedingt die Leistung der Gruppe anpassen, wenn ihr Gruppen über ein Abonnement abrechnet. Wählt dazu die Leistung eine Leistung aus der Kategorie Gruppenstunde aus und aktualisiert die bisherige Abonnement-Leistung in den Einstellungen.

Pakete

Mehrere Mehrfachkarten können zu Paketen zusammengefasst und vom Kunden gebucht werden. Dazu wird in den Leistungen eine Leistung mit der Kategorie "Paket" angelegt und die enthaltene Karte hinzugefügt.

Die Pakete werden in den entsprechenden Gruppe als Buchungsoption angezeigt.

Beispiel

Das Welpenpaket beinhaltet 5x Gruppenstunden und 5x Einzelstunden. Der Welpengruppe ist die Leistung "Gruppenstunde 20€/Std" zugeordnet und hat die 5er Karte als Mehrfachkarte hinterlegt. Das Welpenpaket wird daher in der Welpengruppe angezeigt.

Es ist auch möglich, Pakete als "online buchbar" einzustellen. Wenn ein Kunde das Paket online kauft, werden automatisch mehrere Karten erstellt und die Rechnung wird generiert und per E-Mail versendet.

Halb-Offene / Geschlossene Gruppen

Die oben beschriebenen Änderungen gelten auch für halboffene Gruppen. Hier gibt es jedoch einige zusätzliche Änderungen. In halboffenen Gruppen wird das Guthaben nicht im Voraus von der Mehrfachkarte abgebucht, sondern wie üblich einen Tag nach dem Termin.

Zusätzlich kann bei der Buchung ein "Startdatum" angegeben werden. Ist die Gruppe online buchbar, wird der Teilnehmer ab diesem Datum der Gruppe hinzugefügt. Bei einer Anfrage erscheint das Startdatum im Anfragetext.

Einzelstunden

Einzelstunden können ebenfalls direkt online gebucht werden. Ist die Leistung online buchbar, wird der ausgewählte Termin direkt bestätigt. Es wird jedoch noch keine Rechnung erstellt und versandt.