Mehrfachkarten anlegen und automatisch abrechnen

10er-Karten auf Papier abstreichen, im Kopf mitrechnen, am Monatsende den Überblick verlieren – das muss nicht sein. Mit einer digitalen Mehrfachkarte zieht sich das Guthaben bei jeder Teilnahme automatisch ab, und die Abrechnung läuft per Klick. So legst du 5er- und 10er-Karten an und rechnest sie sauber ab.

Was ist eine Mehrfachkarte – und wann lohnt sie sich?

Eine Mehrfachkarte ist ein vorab gekauftes Guthaben über mehrere Trainingseinheiten – die klassische 5er- oder 10er-Karte. Deine Kund:innen zahlen im Voraus für ein Paket und bekommen dafür meist einen kleinen Mengenrabatt; bei jeder Teilnahme wird eine Einheit abgezogen. Das lohnt sich überall dort, wo Menschen regelmäßig kommen: im wöchentlichen Gruppentraining, bei Einzelstunden-Paketen oder für Dogwalking-Touren. Für dich bringt das Modell zwei Vorteile: Das Geld liegt vorab auf dem Tisch, was deine Planung erleichtert, und die Vorab-Bindung fördert eine regelmäßige Teilnahme – ein Effekt, den auch viele Hundeschul-AGB als Ziel des Kartenmodells nennen.

Für deine Kund:innen ist die Karte ebenfalls attraktiv: Sie zahlen einmal und müssen sich danach nicht bei jedem Termin Gedanken ums Bezahlen machen – das senkt die Hürde, regelmäßig zu kommen, und genau diese Regelmäßigkeit ist im Hundetraining der Schlüssel zum Erfolg. Auch für dich als Trainerin entsteht so Verbindlichkeit, ohne dass du eine starre Mitgliedschaft verkaufen musst. Die Mehrfachkarte ist damit der goldene Mittelweg zwischen dem unverbindlichen Einzeltermin und dem festen Abo – flexibel genug für die Kundschaft, planbar genug für dich.

Karte anlegen: Einheiten, Preis und Gültigkeit

Das Anlegen läuft in zwei Schritten – ohne Technikstudium:

1. Kartenleistung erstellen: Du legst in den Einstellungen eine Leistung der Kategorie „Karte" an und definierst dabei die Anzahl der Einheiten (z. B. 10) und – falls gewünscht – eine Gültigkeitsdauer in Monaten.
2. Karte dem Kunden zuordnen: Anschließend ordnest du die Karte einem Kunden zu, inklusive Kaufdatum und Gültig-bis-Datum.

Du entscheidest dabei pro Karte, ob sie ein Ablaufdatum hat: Ein zeitlich begrenzter Welpenkurs läuft etwa nach ein paar Monaten aus, eine normale 10er-Karte kann auch unbegrenzt gültig sein. Die genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du in der Hilfe. Den Preis legst du selbst fest – üblich ist ein Mengenrabatt als Anreiz, das Paket statt der Einzelstunde zu wählen.

Guthaben bei Teilnahme automatisch abziehen

Das ist der eigentliche Autopilot-Moment: Sobald ein Termin auf die Karte gebucht oder als besucht markiert wird, zieht das System automatisch die passende Einheit ab. Du musst nichts mehr per Hand abstreichen. Praktisch ist der definierbare Kartenwert pro Leistung – eine normale Stunde zählt eine Einheit, eine Premiumstunde kann zwei zählen. Und mit der Option, die Buchung auf das verfügbare Guthaben zu beschränken, verhinderst du, dass eine Karte überzogen wird. So bleibt das Guthaben immer korrekt, ohne dass du im Kopf mitrechnen musst – wie eine zusätzliche Bürokraft, die im Hintergrund mitzählt.

Genau hier liegt der größte Unterschied zum Papier: Bei der klassischen Stempelkarte passieren die meisten Fehler im Trubel der Stunde – mal wird vergessen abzustreichen, mal weiß am Monatsende niemand mehr, ob die Karte voll war oder nicht. Das kostet dich entweder Geld oder unangenehme Diskussionen mit Kund:innen. Die automatische Abbuchung räumt diese Reibungspunkte komplett ab: Was gebucht wurde, ist gezählt, transparent und für beide Seiten nachvollziehbar. Du gewinnst nicht nur Zeit, sondern auch Vertrauen.

Überblick behalten: Restguthaben und Status

Damit du nie raten musst, wer noch wie viele Einheiten hat, siehst du das Restguthaben gebündelt – etwa über die Ansicht „Kunden mit Mehrfachkarten" mit den verbleibenden Einheiten pro Person. Ein Ampel-System macht den Status auf einen Blick klar:

• 🟢 Guthaben verfügbar
• 🟡 Guthaben wird knapp
• 🔴 kein Guthaben mehr

Zusätzlich kannst du eine automatische Erinnerung bei einem von dir gewählten Schwellwert einstellen – etwa, wenn nur noch eine oder zwei Einheiten übrig sind. So bietest du die Folgekarte genau im richtigen Moment an, statt dass eine Kundin plötzlich vor leerer Karte steht. Das ist nicht nur Service, sondern auch clevere Kundenbindung: Wer rechtzeitig nachkauft, bleibt nahtlos im Training – und du hast einen kontinuierlichen, planbaren Umsatz, ohne aktiv nachfassen zu müssen.

Abrechnung und Rechnung: aus Karten Belege machen

Aus verkauften Karten werden mit wenigen Klicks ordentliche Belege. Du wählst die abzurechnenden Karten per Checkbox aus und löst die Rechnungserstellung als Massenaktion aus – das spart dir das einzelne Tippen. Die Karten hängen dabei am Finanzen-Modul, sodass du den Status „offen", „bezahlt" oder „abrechenbar" im Blick behältst. Wie du daraus automatisch Rechnungen erstellst, zeigt das Rechnungs-Modul. Damit schließt sich der Kreis: vom Kartenverkauf über die automatische Guthaben-Abbuchung bis zur sauberen Rechnung – alles an einem Ort statt verteilt auf Zettel und Excel. Gerade bei vielen Karten spart die Massenaktion am Monatsende spürbar Zeit, weil du nicht jede Rechnung einzeln anstoßen musst.

Storno, Ausfall und Gültigkeit

Im Alltag fällt mal ein Termin aus – auch das ist abgedeckt. Wird eine Einzelteilnahme innerhalb der Frist storniert oder fällt sie aus, entsteht ein Guthaben, das für einen anderen Termin verwendet werden kann; die Einheit wird also gutgeschrieben statt zu verfallen. Auch die Gültigkeit einer Karte lässt sich bei Bedarf verlängern – praktisch, wenn jemand länger krank war oder in den Urlaub musste. Solche fairen Regelungen nehmen Diskussionen die Grundlage und sorgen dafür, dass sich Kund:innen mit dem Kartenmodell wohlfühlen.

Abo, Mehrfachkarte oder Einzelstunde?

Mehrfachkarten sind nur eines von drei gängigen Abrechnungsmodellen für Gruppen. Welches passt, hängt von deinem Angebot ab:

Das Schöne: Du musst dich nicht entscheiden – mit 123Hundeschule kannst du Gruppentraining wahlweise per Abo, Mehrfachkarte oder Einzelabrechnung abbilden und je nach Kurs das passende Modell wählen.

Fazit: weniger Zettel, mehr Überblick

Digitale Mehrfachkarten nehmen dir genau die Kleinarbeit ab, die im Alltag nervt: abstreichen, mitzählen, abrechnen. Das Guthaben zieht automatisch ab, der Status ist jederzeit sichtbar, und die Rechnung entsteht per Klick. So bleibt mehr Zeit für Mensch und Hund – und du fragst dich bald, wie es eigentlich ohne ging. Wenn du das Kartenmodell neu einführst, kannst du es 30 Tage unverbindlich testen und mit einer einzigen Karte starten.